为做好山西大学本科生在校期间学籍学历信息的规范化、信息化管理，明确学生在校期间学籍异动审批办理流程，规范学籍电子注册工作，根据教育部《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）的精神和要求，制定本办法。

本办法适用山西大学全日制本科生，港澳台侨学生、留学生的管理参照本规定实施。

本办法所规定的各类学籍异动的学生，其在校修业年限最长不超过其专业规定学制的两年，学生应当在学校规定的最长学习年限内完成学业。

一、学籍异动类型

根据《普通高等学校学生管理规定》、《山西大学学生管理规定》中本科生学籍管理相关内容，山西大学本科生学籍异动包括以下类型：保留入学资格、放弃入学资格、保留入学资格期满入学、保留学籍、休学、复学、转专业、转学、退学、取消学籍等。

二、学籍异动申请审批模式

根据学籍异动类型，保留入学资格、保留入学资格期满入学、保留学籍、休学、复学的异动申请审批采取学生申请、家长签字同意，学院审核、教务处审核的审批模式（涉及公派出国留学需保留学籍，国际合作与交流处须共同审核）。转专业、退学、取消学籍（因死亡）的异动申请需依照相关管理办法，采取学生申请、家长签字同意，学院审核、教务处审核、学校主管领导签批的审批模式。转学的异动申请依据山西省教育厅《关于进一步做好普通高等学校转学工作的通知》（晋教学[2015]3号）、《山西大学本科生转学工作实施细则》之规定进行办理。

对学生作出取消入学资格、取消学籍、退学、开除学籍等涉及学生重大利益的处理或处分决定的，由学校校长办公会或者校长授权的专门会议研究决定。

三、学籍异动申请流程

1.由学生在教务系统中提出申请，上传所需相关材料影印件。

2.学生在教务系统中查询流程跟踪，经由教务处材料审核、教学秘书审核、教学院长审核、教务处审核通过后，学生可携带所有纸质材料到教务处教务科递交申请材料，领取异动循环单。

3.学生办理完毕学籍异动循环单后交回教务科，由学籍管理员在教务系统中完成备案，学籍异动即时生效。

4.学籍管理员在学生办理完毕学籍异动后，及时对其学信网进行学籍异动标注。

四、学籍异动申请条件及所需材料

1.申请保留入学资格

新生可以申请保留入学资格，保留入学资格期间不具有学籍。保留入学资格的条件、期限按照《山西大学本科生学籍管理规定》执行。

（1）新生因病无法来校学习，学校为其保留一年入学资格，期间不享受在校生和休学生待遇。学生需提供高考录取通知书、身份证、二级甲等以上医院诊断证明、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

（2）新生因应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校保留其入学资格至退役后2年，参军入伍学生保留入学资格时间不计入学习年限。学生需提供高考录取通知书、身份证、入伍通知书（或县级以上部门出具的入伍证明）、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

2.保留入学资格期满入学

新生保留入学资格期满前应向学校申请入学，经学校审查合格后，办理入学手续，随新生就读，如原录取专业未招生，由教务处指定编入相近专业学习。复查不合格或者逾期不办理入学手续者，取消入学资格。

（1）因病办理保留入学资格的学生，在期满入学时，须提供高考录取通知书、身份证、二级甲等以上医院诊断证明（能够反映康复适合入学），本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

※患肺结核等传染病的学生，在康复后办理入学时，按照《中华人民共和国传染病防治法》之规定，须由学校属地管理定点医院（太原市第四人民医院）和山西大学校医院同时开具诊断证明。

（2）因参军入伍保留入学资格的学生，在期满入学时，须提供高考录取通知书、身份证、退伍证，本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

3.放弃入学资格

按国家招生规定录取的新生，持录取通知书，按学校有关要求和规定的期限到校办理入学手续。新生因故不能按期入学者，应当向学校请假。未请假或者请假逾期者，除因不可抗力等正当事由以外，视为放弃入学资格。新生办理保留入学资格期满逾期后不办理入学手续且未有因不可抗力延迟等正当理由的，视为放弃入学资格。

4.保留学籍

在校学生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校保留其学籍至退役后2年，参军入伍保留学籍时间不计入其学习年限。学生学习中途如遇创业，学校为其办理保留学籍，最长为两年，创业保留学籍时间不计入其学习年限。学生参加我校与国（境）外高校达成交流合作协议项目，及获国家专项奖学金资助或教育部批准公派到国（境）外高校（教育部教育涉外监管信息网公布的高校），根据《山西大学本科生出国（境）交流学习管理办法（试行）》规定，在联合培养学校学习期间，学校按照签订校际协议为其保留学籍。申请自费出国（境）留学的学生，可提出申请保留学籍一年。学生保留学籍期间，与其实际所在的部队、学校等组织建立管理关系。

（1）因应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队）申请保留学籍，学生须提供入伍通知书（或县级以上部门出具的入伍证明）、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

（2）因创业申请保留学籍，学生须提供创业项目书、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

（3）因公派留学申请保留学籍，学生须提供合作协议、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

※学生须办理完成教务处规定的学籍异动审批及学籍异动循环单才可以离校。

（4）因自费出国（境）留学申请保留学籍，学生须提供对方院校录取接收函、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

5.休学

学生可以分阶段完成学业。学生因病需停课治疗、休养占学期总学时数三分之一以上的，一学期内因病请假累计缺课超过本学期学时数三分之一的，或因某种特殊原因申请休学且学校认定理由充分的，可以申请休学。学生休学期间，不享受在校学习学生待遇，不得提前复学，离校期间不得在校跟班选课和参加考核。

※考试周一般不予办理休学；休学以一学年为期，休学期满须在对应学期初办理复学手续。

（1）因病需停课治疗或休养申请休学的学生，须提供二级甲等以上医院诊断证明、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

（2）因特殊原因申请休学的学生，须提供相关部门的证明材料、学院出具情况说明、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

6.复学

学生休学、保留学籍期满前应向学校申请入学，经学校审查合格后，办理复学手续，编入指定年级同一专业学习，如原专业未招生，由教务处指定编入相近专业学习。逾期两周不办理复学手续，学校将取消其复学资格。

（1）因病办理休学的学生，在期满复学时，须提供二级甲等以上医院诊断证明（能够反映康复适合入学）、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

※患肺结核等传染病的学生，在康复后办理入学时，按照《中华人民共和国传染病防治法》之规定，须由学校属地管理定点医院（太原市第四人民医院）和山西大学校医院同时开具诊断证明。

（2）因特殊原因申请休学的学生，在期满复学时，须提供相应证明、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

（3）因参军入伍保留学籍的学生，在期满复学时，须提供退伍证，本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

（4）因创业申请保留学籍的学生，在期满复学时，须提供创业总结材料，本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

（5）因公派留学申请保留学籍，在期满复学时，须提供所在国（境）外高校出具的学业证明和成绩单、国际合作与交流处出具学业认定材料、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

（6）因自费出国（境）留学申请保留学籍，在期满复学时，须提供所在国（境）外高校出具的学业证明和成绩单、本人申请书、家长知情同意书、学籍异动审批表等材料。

7.转专业

学生在校学习期间可以按照《山西大学本科生转专业管理办法》申请转专业。以特殊招生形式录取的学生，国家有相关规定或者录取前与学校有明确约定的，以及学校规定的其他不得转专业情形，不予转专业。

学校制定学生转专业的具体办法，建立公平、公正的标准和程序，健全公示制度。转专业工作结束后，学籍管理员根据公示名单统一办理学籍异动，转入学院的教学秘书在教务系统中进行确认，并编入相应年级、专业、班级。

具备转专业资格的学生，须在学期初携带身份证或学生证到教务处领取办理学籍异动循环单。

※放弃转专业资格的学生，须提供本人申请、转出学院意见、转入学院意见，由教务处再次审核。

8.转学

学生一般应当在被录取学校完成学业。由于学校、学院及专业培养计划的调整或其他原因，上级主管部门或学校决定需转学的，因患病或者有特殊困难、特别需要，无法继续在本校学习或者不适应本校学习要求的，按照《山西大学本科生转学工作实施细则》规定可申请转学。

学校制定学生转学工作的具体办法，建立健全公开、公示机制。学生转学，经两校同意，由转入学校报所在地省级教育行政部门确认转学理由正当，可以办理转学手续；跨省转学者由转入地省级教育行政部门商转出地省级教育行政部门，按转学条件确认后办理转学手续。

9.退学

学生本人申请退学的；在校期间学业成绩未达到学校要求或者在学校规定的学习年限内未完成学业的；休学、保留学籍期满，在学校规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的；经二级甲等以上医院诊断，患有疾病或者意外伤残不能继续在校学习的；未经批准连续两周未参加学校规定的教学活动的；超过学校规定期限未注册而又未履行暂缓注册手续的；不能完成学校规定的学业、具备应予退学的其他情形的，经学校审核同意后，可办理退学。

由学生本人申请退学的，须提供本人申请书、家长知情同意书、所在学院党政联席会议纪要、学籍异动审批表，交回学生证（学生证遗失的由学院开具遗失证明声明作废），报分管校长审核后，学校签发退学文件。

非本人主动申请退学的，须提供学籍异动审批表、学院党政联席会议纪要、教务处会议纪要，报校长办公会研究决定。学院收到校长办公会讨论后的退学决定反馈后，将退学决定书送达退学学生签名或学院公告，学校签发退学文件。

10.取消学籍

学生因病或意外等原因死亡，应及时办理取消学籍。须提供死亡证明、学院党政联席会议纪要、学籍异动审批表等材料，交回学生证（学生证遗失的由学院开具遗失证明声明作废），报分管校长审核。

五、学籍异动管理要求及责任追究

1.学院须按照相关管理办法审核异动原因及材料，避免因审核不实影响异动结果。教务处将依照教学秘书考核标准，定期开展检查。产生审核失误，应启动学院复审，重新呈报相关材料，并附情况说明，追究相关工作人员责任。

2.学院审核申报材料须经教学院长审核签字，避免因漏审、错审影响异动结果。学院应按周期统计异动数据报表，清楚掌握学院异动情况，并于每学年学期初落实学生复学情况。学生办理学籍异动后，须根据其培养方案为学生及时调整课程。

3.国际合作与交流处应参照本规定，完善港澳台侨学生及留学生的学籍异动管理办法，审核时应征求学生所在就读学院意见，并在异动审核完成后及时向教务处备案。

4.教务处学籍管理人员须认真审核异动材料，学籍异动完成后须及时在学信网进行电子标注，定期整理学籍异动材料并及时向档案馆移交归档。

山西大学教务处

二〇二二年七月