第一章 总 则

第一条 为加强学籍档案的规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》等有关法律法规，结合本校实际，制定本实施细则。

第二条 本实施细则所指学籍档案是指具有山西大学学籍的全体本科学生（包括港澳台侨学生），经过考试合格、招生部门正规录取之日起，学校在对其培养及管理过程中形成的，与学生个体密切相关的，具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料，包括学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕（结）业等材料。留学生及借读学生在校学习期间形成的学籍档案材料应参考在籍学生管理。

第三条 学校对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。在做好纸质学籍档案管理工作的同时，必须做好电子学籍档案管理工作，确保两者内容一致。电子档案的数据库安全、数据管理、用户权限设定等工作应由单一特定部门负责。

第四条学籍管理是学校教学管理工作的重要组成部分，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍管理文件材料进行收集、整理、立卷、归档，属于归档范围的，必须移交学校档案馆保存，其他具有保存价值的材料从有利于现行工作出发，暂由相应的职能部门分档案室管理。

第二章 学籍档案的立卷归档

第五条 学籍档案的归档范围及保管期限：

（一）入校情况材料

招生录取名册（永久）

新生高考报名登记表（永久）

（二）在校情况材料

1．学生名册（永久）；

2．学籍表（永久）；

3．学生学籍异动材料（保留入学资格、休学、保留学籍、复学、转学、退学等）（长期）；

4．成绩单（永久）；

5. 学生在校期间修改学籍信息材料（永久）

6.预毕业生信息存疑复核材料（永久）

（三）毕业情况材料

1．毕业资格审核材料（永久）；

毕（结）业生验印名册（含换发、补授证书情况记录）（永久）

毕业生图像信息（永久）

毕业生修改学籍信息材料（永久）

（四）其他具有保存价值的学籍材料

第六条 其他未归档学籍材料由各教学单位、教务处及相关单位自存备查。

第七条 学籍档案的归档单位：

（一）招生录取名册由学校招生部门负责归档；

（二）新生高考报名登记表经招生部门盖章后，由各学院负责归档；

（三）学生名册、学生学籍异动材料、补考通过且换发毕业证后的成绩单、学生学籍信息修改、学历与学位证书相关材料、毕业生图像信息、预毕业生信息存疑复核材料由教务处负责归档；

（四）成绩单、学籍登记表经教务处审核盖章后，由各学院负责归档；

（五）港澳台侨以及留学生学籍档案由国际交流学院负责归档；

（六）其他具有保存价值的学籍档案由所在教学单位和相关部门负责归档。

第八条 学籍档案的归档时间：

招生录取名册、学生名册应在入学后三个月内归档；在校学生学籍异动材料、学籍信息修改材料应在次学期初归档；毕业生学籍成绩档案在次学年的寒假前归档；学历学位相关档案在该届学生离校两学年后的寒假前归档；其他材料应在次年六月前归档。

第九条 学籍档案的归档要求：

（一）纸质材料与电子文档及其他各类特殊载体材料同步归档，各类材料应质地优良、声像清晰、干净整洁、无破损。

（二）手工书写材料应使用字迹较耐久的黑色或蓝黑色钢笔或签字笔填写，禁止使用圆珠笔、铅笔填写。字迹要求工整清晰。

（三）所有归档材料均需归档单位负责人、经办人签名，并加盖印章后才能归档。

（四）所有归档纸质材料有效页均需标注页码，除去易生锈金属物；不得随意涂改，如有修改，均应由修改人在更改处签章。

（五）学籍表归档要求

1．学籍表中的照片要用原件，保留入学资格、保留学籍、休学、转专业、复学、退学、转学等学籍变更情况需正确填写完整，休学、保留学籍学生的学籍表在其入学所在班级和复学所在班级中均应登记；

2．部门及学院公章、教学秘书印章应完整、清晰；

（六）学生补考成绩须在备考表中注明。

（七）换发证书、补授学位等情况必须在毕（结）业生名册中标注。

第三章 学籍档案的整理

第十条 教务处负责指导和了解各单位学籍管理材料的日常收集和整理工作，与综合档案室、学生档案室共同督促、指导和检查学籍档案的归档整理，保证学籍档案质量。

第十一条 根据学籍档案的形成规律，遵循保持其有机联系和便于查考的原则，由各归档单位进行立卷归档。学籍表以年级或班级为单位立卷。

第十二条 学籍档案按教学档案的整理规则进行分类编号、编目、排序，执行《高等学校教学类档案工作规范》。

第四章 学籍档案的移交接收

第十三条 学籍档案由学校档案馆接收和集中保管。各归档单位须及时整理学籍管理文件材料，按时、完整地移交到档案馆，任何单位和个人不得据为己有和随意处理。

第十四条 学籍档案归档单位应统一填写“档案移交目录”（见附表）。按学籍档案归档要求整理完毕、校验无误后，归档人员与接收人员签署“档案移交目录”，一式两份，一份归档保存，一份由归档单位自存。

第五章 保管及利用

第十五条 学籍档案的保管

（1）学籍档案保管要切实做到：防盗、放火、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失；归档介质要做到防磁、防压；注意室内温湿度调节；保持室内清洁卫生；随时对破损档案进行修补。

（2）学籍档案分类编号，专柜存放。做到编目合理，存放有序，查找方便利于工作。

第十六条 学籍档案的利用

（1）查阅学籍档案者应持有效证件及相关证明，说明原因，得到同意后，办理相应手续。

（2）学籍档案原则上不得外借，如有需要，由档案馆按有关规定提供复制件。办理中英文成绩、高考中英文成绩、毕业证明等证明材料时，利用者需出示本人证件；代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件、委托书等材料。

（3）查阅、摘抄、复制学籍档案内容及出具相关证明，应加盖学籍工作管理部门公章，方为有效。